Cada vez mais empresas e profissionais autônomos optam por realizar reuniões em coworkings, e não é à toa: esses espaços oferecem uma combinação estratégica entre estrutura profissional, flexibilidade de agendamento e excelente custo-benefício.
Mas para aproveitar ao máximo essa experiência e garantir que o encontro seja produtivo, é preciso planejamento e atenção aos detalhes. Neste artigo, você confere as principais dicas para organizar uma reunião eficaz em um coworking, do agendamento à execução.
Por que escolher um coworking para suas reuniões?
Coworkings são mais do que escritórios compartilhados – eles oferecem salas de reunião equipadas, bem localizadas e prontas para uso, ideais para:
- Encontros com clientes ou fornecedores
- Reuniões de equipe remotas ou híbridas
- Entrevistas e processos seletivos
- Apresentações comerciais e estratégicas
Além disso, esses espaços transmitem profissionalismo e modernidade, mesmo para quem não possui um escritório fixo.
1. Defina o objetivo e o formato da reunião
Antes de reservar a sala, é fundamental ter clareza sobre o que será tratado. Pergunte-se:
- Qual o objetivo principal da reunião?
- Qual o número de participantes?
- Será presencial, híbrida ou totalmente remota?
- Haverá necessidade de apresentações, brainstorms ou votações?
Essas respostas irão guiar a escolha do espaço, da estrutura necessária e do tempo de duração ideal.
2. Escolha a sala certa de acordo com sua demanda
Coworkings oferecem diversos tipos de salas. Fique atento:
- Salas compactas: ideais para encontros com 2 a 4 pessoas
- Salas médias: acomodam até 8 participantes com conforto
- Salas maiores ou auditórios: perfeitos para treinamentos e apresentações
- Salas híbridas: equipadas com câmeras, microfones e integração com plataformas de videoconferência
Verifique também se o coworking disponibiliza acesso facilitado, recepção e estacionamento, especialmente se você for receber convidados externos.
3. Verifique a infraestrutura e recursos disponíveis
Uma reunião produtiva depende de recursos funcionais. Confira se a sala oferece:
✅ Wi-fi de alta velocidade
✅ Tela ou projetor para apresentações
✅ Flipcharts ou quadros brancos
✅ Tomadas de fácil acesso
✅ Iluminação e ventilação adequadas
✅ Isolamento acústico (evita problemas com ruídos externos)
✅ Apoio técnico ou suporte no local
Salas bem equipadas reduzem riscos de imprevistos e facilitam a fluidez da reunião.
4. Faça a reserva com antecedência e confirme os detalhes
Coworkings costumam permitir reservas por hora, período ou pacote. Para evitar contratempos:
- Agende com, pelo menos, 24 a 48h de antecedência
- Confirme o horário de chegada e liberação da sala
- Pergunte sobre políticas de cancelamento ou reagendamento
- Verifique se há recepção ou sinalização para receber os convidados
Esses cuidados demonstram organização e respeito ao tempo dos participantes.
5. Prepare materiais e pauta com antecedência
Uma pauta bem estruturada é essencial para manter o foco. Antes da reunião:
- Defina os tópicos a serem discutidos e o tempo estimado para cada um
- Compartilhe os materiais de apoio por e-mail ou drive colaborativo
- Prepare apresentações com antecedência e teste os equipamentos
- Traga itens de apoio como canetas, carregadores ou adaptadores, se necessário
Essa preparação aumenta a produtividade e reduz o tempo ocioso.
6. Crie um ambiente acolhedor e profissional
Mesmo em espaços compartilhados, você pode personalizar o atendimento:
- Chegue antes para preparar a sala
- Receba os convidados com cordialidade
- Mantenha o ambiente limpo, organizado e silencioso
- Ofereça água, café ou snacks simples, se possível (alguns coworkings já incluem coffee break opcional)
Esses detalhes elevam a percepção profissional da sua marca ou empresa.
7. Registre a reunião e documente os resultados
Após a reunião, envie um resumo com:
- Principais pontos discutidos
- Decisões tomadas
- Responsáveis por cada ação
- Prazos definidos
Se possível, grave a reunião ou registre atas em plataformas colaborativas, especialmente em equipes híbridas ou remotas.
Organização e estrutura garantem reuniões mais eficazes
Realizar reuniões em coworkings pode ser uma estratégia poderosa para transmitir profissionalismo, economizar recursos e melhorar a dinâmica do seu negócio. No entanto, o sucesso desse formato depende de planejamento, atenção ao ambiente e domínio dos recursos disponíveis.
Seguindo essas dicas, você transforma cada encontro em um momento de conexão, produtividade e construção de valor – dentro ou fora do seu próprio escritório.
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