Sabemos que a vida profissional moderna é repleta de desafios, como a sobrecarga de informações e tarefas. Mas em vez de gastar horas criando planilhas, é possível usar ferramentas de produtividade que são desenvolvidas especificamente para ajudar na gestão de pessoas, equipes e projetos.
Ao usar esses aplicativos, é possível ter uma visão geral da empresa, analisar a melhor forma de organizar a carga de trabalho, além, é claro, de aumentar a produtividade.
Pensando nisso, separamos neste artigo 3 tipos de ferramentas de produtividade para te ajudar a fazer mais em menos tempo. Continue a leitura!
Por que utilizar ferramentas de produtividade?
As ferramentas de produtividade oferecem diversos benefícios para profissionais e também para as empresas. Entre os principais, podemos citar:
Redução de custos: quando a equipe consegue se concentrar nas tarefas mais importantes, automatizando as atividades repetitivas, ela é capaz de realizar mais coisas em menos tempo, resultando em uma redução de custos e aumento de lucro para a empresa.
Satisfação ao cliente: a equipe será capaz de atender aos clientes de maneira mais eficiente e rápida, o que aumentará a qualidade do atendimento e, consequentemente, a satisfação dos clientes.
Inovação: ao otimizar os processos, haverá tempo para pensar em novas maneiras de realizar as tarefas, tornando a inovação parte da rotina de trabalho.
Melhoria da comunicação interna e externa: aplicativos de chat de equipe, ferramentas de videoconferência e plataformas de gestão de projetos, por exemplo, podem ajudar a equipe a se comunicar de maneira eficiente e a colaborar em tempo real.
Além disso, ferramentas como CRM podem ajudar a melhorar a comunicação com os clientes, mantendo registros de interações anteriores e automatizando respostas e perguntas frequentes.
Também podemos citar alguns dados que deixam clara a importância de usar ferramentas de produtividade para melhorar a eficiência no trabalho:
- De acordo com uma pesquisa da McKinsey Global Institute, os trabalhadores passam em média 25% de seu tempo gerenciando e-mails;
- Uma pesquisa da Universidade de California, Riverside, descobriu que as interrupções repetidas do trabalho podem levar a um aumento de até 20% na taxa de erro e um aumento de até 50% no tempo gasto para completar tarefas;
- De acordo com uma pesquisa do Instituto de Tecnologia de Massachusetts, a utilização dessas ferramentas pode aumentar a produtividade em até 15%.
3 tipos de ferramentas de produtividade para otimizar o seu trabalho:
1. Ferramentas de gestão de tempo
Ferramentas de gestão de tempo são ótimas opções, pois permitem que você e sua equipe organizem e acompanhem o progresso de projetos, prazos e até mesmo a quantidade de tempo gasto em tarefas específicas.
Isso significa que você não precisa mais se preocupar com lembretes de prazos, afinal, tudo é feito automaticamente.
Alguns exemplos deste tipo de ferramentas são: Google Calendar, Toggl e RescueTime.
2. Aplicativos de gerenciamento de tarefas
Alguns aplicativos de gerenciamento de tarefas podem te ajudar a maximizar a produtividade e garantir entregas dentro do prazo estabelecido.
Com recursos avançados de organização, priorização, delegação, monitoramento de progresso e lembretes, eles ajudam a tornar o fluxo de trabalho mais tranquilo.
Alguns exemplos incluem o Trello, Asana e Todoist.
3. Soluções para organização de informações profissionais
Essas soluções visam agregar todas as informações relevantes para o trabalho em um só lugar, incluindo documentos, anotações e contatos, facilitando a acessibilidade e o gerenciamento.
Podemos citar como exemplos dessas soluções: Evernote, OneNote e o Google Drive.
Como você viu, as ferramentas de produtividade permitem que os profissionais trabalhem de forma mais eficiente e colaborativa.
Sabe quem também preza pela produtividade e colaboração entre profissionais?
O Coworking Smart, um ambiente de trabalho inovador.
Acesse o nosso site e venha experimentar a diferença que um ambiente de trabalho de qualidade pode fazer na sua carreira!
