Existem muitos caminhos para reduzir custos. Na medida em que você começa a estudar e conhecer aplicações práticas, começa também a vislumbrar inovações que podeaplicar em sua própria empresa para crescer de forma mais acelerada e sustentável.

Mas, para começar, separamos 10 aplicações paraque comece a transformar a sua gestão hojemesmo, sem altos e investimentos e com excelente retorno para as suas operações.

1) Repense o Escritório

Quando falamos em tecnologia, sem dúvidas o que merece maior destaque hoje é a Inteligência Artificial (IA) e todos os avanços que serão possibilitados por ela.

Mas o que é Inteligência Artificial? O termo foi criado em 1956, mas só se popularizou atualmente graças aos crescentes volumes de dados disponíveis, algoritmos avançados e melhorias no poder e no armazenamento dos computadores.

A IA possibilita que máquinas aprendam com experiências (Machine Learning), se ajustem a novas entradas de dados eperformem tarefas como seres humanos. Isso envolve outras tecnologias, como Deep Learning e processamento de lingua- gem natural. Com esses avanços, os computadores podemser treinadosparacumprirtarefasespecíficasaoprocessargran- des quantidades de dados e reconhecer padrões a partir deles.

2. Contrate para as demandas essenciais

Se você não precisa de um escritório fixo, também pode repensar quais áreas são essenciais para o seu negócio e demandam funcionários exclusivos. Muitas vezes, por exemplo, não se tem demanda suficiente para manter um colaborador full time em departamentos como financeiro, administrativo, fiscal e contábil, recursos humanos ou marketing.

Nesses casos, existem diversas possibilidades, sendo as principais:

• BPO
• Prestação de serviços pontuais
• Contratos temporários
• Coworking

BPO, sigla para Business Process Outsourcing (Terceirização de Processos do Negócio), é quando você terceiriza parte de sua operação para outra empresa. Este modelo tem ganho muito espaço principalmente para reduzir custos e de RH. Nesses contratos fixos, uma empresa terceirizada atua como um braço da sua organização, com gestão especializada. 

Você também pode contar com prestação de serviços pontuais, seja para pequenas demandas, seja para grandes projetos. É possível contar com grandes prestadores de serviços até freelancers, capazes de entregar sua demanda com qualidade. 

Por fim, com a Reforma Trabalhista aprovada em 2018, novos modelos de contratação foram possibilitados, facilitando a vida do empreendedor. Sua empresa pode optar por este modelo para momentos de alta demanda, por exemplo, sem a necessidade de manter colaboradores ociosos em períodos mais calmos para o negócio. 

3. Reveja contratos de prestadores de serviços

Falando em prestação de serviços, recomendamos fortemente rever contratos já assinados em diferentes áreas para identificar oportunidades de redução de custos.

A economia pode vir a partir da redução do valor do contrato, em situações como não ter utilizado no máximo potencial determinado serviço, não ter recebido os resultados acordados ou mesmo em casos de diminuição da demanda. 

Ou, então, é possível encontrar concorrentes com melhores valores e condições de pagamento. Quando falamos em concorrentes, tanto pode ser um concorrente direto, empresa que oferece serviço igual ou bastante similar, quanto pode ser um concorrente indireto, mas que solucione seu problema.

Um exemplo de como economizar com revisão de contratos, por exemplo, pode ser trocar o serviço de contabilidade tradicional pelo modelo online e com serviços sob demanda, que costuma ter custos bastante inferiores. 

4. Entenda seu papel como líder

Em meio a tantas dicas práticas, pode parecer estranha esta de entender seu papel como líder. O fato é que, com novos modelos de gestão e transformações tecnológicas avançando rapidamente, cada vez mais é preciso ressignificar o papel do empresário para que exista máxima produtividade e também para que o melhor de cada um seja aplicado no negócio.

Entre os pequenos e médios empreendedores, existe uma máxima de que a empresa só cresce com o olhar do dono. Isso, porém, não pode ser confundido com o envolvimento excessivo do proprietário em todas as etapas de entrega do produto ou serviço…

Colocar a mão na massa é essencial para entender o funcionamento de cada área e pensar em otimização. Mas não pode ser a regra. Como empreendedor, você precisa focar no que é estratégico, não no que é operacional. Ou você terá a hora mais cara da empresa realizando atividades bastante simples, que poderiam ser responsabilidade de um profissional menos experiente. 

Mas sabemos bem o quanto é difícil delegar e abrir mão do controle. Por esta razão, nossa recomendação é que você busque aconselhamento e aperfeiçoamento para, cada vez mais, atuar como líder da sua empresa. 

5. Aperfeiçoe a si mesmo e à equipe

Seguindo em relação ao aperfeiçoamento, não é apenas você que precisa buscar cursos, formações e treinamentos. É preciso investir também na qualificação da equipe para que evoluam continuamente, junto com a empresa e as suas demandas.

Muitas vezes, vemos negócios desligando e contratando colaboradores porque os primeiros deixaram de atender às necessidades da empresa por falta de conhecimentos técnicos ou habilidades de gestão e liderança, mesmo sendo altamente engajados e comprometidos.

Nesses casos, poderia ter resultados muito melhores investir no aperfeiçoamento deste funcionário do que arcar com os custos de demissão, processo seletivo e, muitas vezes, contratação de alguém com o salário mais elevado do que a média do mercado.

O aperfeiçoamento traz resultados também para os casos em que não é necessário nenhum desligamento. Os funcionários se tornam mais engajados, conseguem enxergar oportunidades de melhoria e aplicar os novos conhecimentos em suas funções atuais. 

6. Construa sua rede de contatos – e faça uso dela!

O famoso networking vai muito além da troca de cartão em eventos. Seguindo o pensamento da colaboração e da economia de compartilhamento, é possível que empresários cresçam juntos, construindo um ambiente favorável para todos.

A sua rede de contatos pode ser formada por empresários do seu setor, do espaço de coworking em que está sediado, da sua associação empresarial, entre muitas outras opções. O importante é que você esteja aberto a interagir de forma construtiva para você e para eles, deixando de lado a lógica da competição a qualquer custo para a da colaboração.

Entre os benefícios que podem sair deste comportamento estão a realização de compras em conjunto para melhorar a negociação com fornecedores e a prestação de serviços em parceria, beneficiando também o seu cliente com uma solução mais completa.

7. Vá atrás das boas práticas de mercado

Igualmente, olhar para outras empresas sem pensar apenas em competir permite que você como empresário esteja aberto a conhecer e a aplicar boas práticas do seu mercado – e também de outros setores. 

Muito da curva de aprendizado ao se adotar tendências, ferramentas ou práticas de gestão pode ser reduzida quando se conta com o apoio e com as boas práticas que quem já passou por isso, contribuindo para que os resultados cheguem mais rapidamente. 

Para isso, assim como no aumento da rede de contatos, não adianta ser um empreendedor que olha apenas para si e para a sua empresa – por mais que isso demande tempo e energia. É necessário ampliar horizontes, conhecer outros empresários e estar disposto a trocar experiências com eles. 

8. Faça das metas financeiras as metas de todos

Reduzir custos e otimizar o orçamento, geralmente, são metas que ficam restritas ao dono do negócio e ao departamento financeiro. Entretanto, se é isso que acontece na sua empresa, não pode ser mais assim.

Os funcionários não precisam conhecer os números exatos do fluxo de caixa, é claro. Mas devem entender se a empresa cresceu ou decresceu, se há previsão de lucro, se há gastos fora do previsto, se haverá necessidade de cortes caso as metas não sejam batidas, entre outros fatores.

Quando todos participam da empresa neste nível de profundidade, é também maior o engajamento em torno dos resultados e para que haja redução de custos real em negociações de contrato ou na aquisição de produtos e serviços, por exemplo. Ao ver o cenário completo, fica mais fácil se comprometer com a sua melhoria!

9. Aproveite os recursos automatizados

Não podíamos deixar de falar em Inteligência Artificial aplicada aos pequenos e médios negócios neste material. E é na automatização de processos que essa tecnologia tem ganhado maior espaço.

Como exemplo, já existem soluções bastante acessíveis para atendimento virtual ao cliente pelos chamados chatbots – chats que utilizam “robôs” para responder perguntas em seu site, aplicativo ou outros canais digitais. E eles estão cada vez mais precisos neste tipo de conversa!

Além do mais, devemos observar se tornarem ainda mais acessíveis tecnologias que utilizam a IA para mapear intenção de compra de clientes, prever tendências e substituir atividades operacionais hoje desempenhada pelos humanos. 

Fique atento para as oportunidades de tornar seu negócio mais ágil e de reduzir custos pela escalabilidade das operações possibilitada pela automatização com Inteligência Artificial!

10. Enxugue os processos operacionais 

Para fechar, nossa última recomendação para reduzir despesas e otimizar recursos é enxugar ao máximo os processos da sua empresa para reduzir custos.

Em primeiro lugar, é essencial ter clareza sobre eles. Mapeie todas as atividades desempenhadas na sua empresa e o tempo que se leva para finalizá-las. Depois, com ajuda do time, descubra os pontos de gargalo e os processos desnecessários, que podem ser eliminados com mudanças na gestão.

Pode parecer pouco efetivo, mas é justamente o contrário. Em muitos casos, um pequeno processo pode estar atrasando as suas vendas ou custando caro em tempo da equipe. Não deixe de entender melhor a metodologia lean para se aprofundar em métodos e ferramentas que pode utilizar para que este enxugamento traga os melhores resultados. 

CONCLUSÃO

Comece a otimizar hoje para ser competitivo amanhã

Neste guia, passamos por dois eixos principais. No primeiro, apresentamos as principais tendências no mundo dos negócios, temas que estão transformando desde pequenas até grandes organizações. Depois disso, apresentamos medidas associadas a esses macrotemas e que, com certeza, trazem economia para o seu negócio.

É esta linha de pensamento que você precisa seguir na sua gestão de reduzir custos. Não apenas olhar para o que já está em funcionamento, testado e aprovado. Agir assim pode até trazer bons resultados, mas quando o que hoje é tendência virar regra, você pode estar na liderança de um negócio ultrapassado, com futuro incerto.

Ou seja, inovar e adotar tendências está diretamente associado a ser mais competitivo e otimizar recursos. Não, isso não exclui o que já está consolidado. Mas aprimora e torna mais eficiente!

Como empresário, é sua responsabilidade estudar, conhecer e descobrir como aplicar temas que podem parecer uma realidade distante. Talvez, eles estejam mais próximos do que você imagina e à disposição para transformar seus resultados!

Sobre o Coworking SMART

A Smart Escritórios Inteligentes possui serviços sob medida para pequenas e médias empresas, em localização estratégica na Capital Federal. Atuamos com soluções como endereço fiscal, atendimento telefônico, locação de salas, espaço para eventos e serviços integrados de contabilidade e atendimento. 

Presente no mercado brasiliense a seis anos, a SMART Escritórios Inteligentes deu início a um plano de expansão que levará a marca para outras unidades da federação. Em 2019 foi inaugurada a primeira unidade fora de Brasília, em Teresina, capital do Piauí. Este ano, a marca chega em Curitiba (PR). 

A marca traz soluções flexíveis e inovadoras para os empresários, com estrutura para atender empreendimentos de todos os portes, profissionais liberais e autônomos em regime de home office. Serviços personalizados de acordo com suas necessidades, com contratos avulsos ou fixos. Os principais serviços oferecidos são: escritório virtual; endereço fiscal para o registro de empresas; locação de salas executivas, de reuniões e treinamentos; atendimento telefônico e outros.

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