Até há pouco tempo, o gerenciamento de projetos envolvia quadros brancos, notas adesivas, pastas cheias de documentos e, geralmente, uma grande confusão de papéis no escritório, mas tem as plataformas de gestão de projetos para ajudar.
Felizmente, com o passar do tempo, as plataformas de gestão de projetos, facilitam o dia a dia das empresas.
Como muitas áreas da vida profissional, a internet também trouxe consideráveis benefícios para a organização e gestão de projetos nas empresas.
Hoje você pode escolher entre uma ampla variedade de programas que facilitam o planejamento de projetos e a comunicação no local de trabalho.
Estão disponíveis até mesmo aplicativos que combinam recursos de rede social com ferramentas de planejamento para cobrir o máximo de tarefas possível.
Muitas vezes, planejamento, comunicação, bate-papos pessoais, calendários, compromissos, notícias, pesquisas, e e-mails podem ser acessados em um só lugar.
A maioria dos aplicativos é adequada para grandes empresas, bem como pequenas equipes ou até mesmo para trabalhadores freelancers que desejam se organizar melhor.
Enquanto alguns serviços preferem manter suas plataformas mais simples e clássicas, outros desenvolvedores encontram soluções inovadoras para organizar seu trabalho diário.
É precisamente essa variedade de ferramentas de gerenciamento de projetos que muitas vezes torna difícil escolher a plataforma certa para as equipes de trabalho.
Por outro lado, também é importante considerar que há diferenças de preço: os programas que vamos apresentar oferecem versões gratuitas, mas são limitadas a um determinado período de tempo ou só permitem o acesso a determinadas funcionalidades.
Portanto, quem deseja montar uma plataforma de gerenciamento de projetos, principalmente se for uma grande empresa, deve estar ciente dessas limitações.
Dependendo da forma como são usadas, essas plataformas podem até mesmo auxiliarem na descentralização de empresas, uma vez que facilitam a repartição de responsabilidades.
Considerações antes da escolha
Antes de apresentar algumas plataformas de gestão de projetos, cabe ressaltar alguns critérios para levar em conta na hora de escolher uma dessas ferramentas.
Em primeiro lugar, procure conhecer as funções disponíveis na ferramenta. O que a plataforma oferece é suficiente para atender sua empresa?
Por outro lado, considere também que algumas funções podem não ser necessárias. Nesse caso, considere a real necessidade operacional, e evite pagar mais por serviços que você não vai precisar.
Depois disso, pergunte-se sobre as possíveis dificuldades que sua equipe poderia ter para utilizar essa plataforma. Dê preferência para os sistemas intuitivos, ou seja, opções cujo uso seja simples.
Considere ainda se será necessário algum treinamento prévio para a utilização da nova ferramenta de gestão.
Outro elemento a ser considerado com atenção é o preço do software. Antes de começar a busca pelo sistema, faça um estudo pormenorizado das reais necessidades da empresa, e junto a isso, analise o orçamento. Logo, comece a buscar as opções disponíveis no mercado.
Lembre-se que existem plataformas gratuitas. Contudo, tais serviços geralmente oferecem um plano especial em troca do pagamento de uma mensalidade.
Por último, faça perguntas mais específicas como: o software tem um limite de usuários? Caso tenha, esse número é suficiente para atender a sua empresa?
Melhores plataformas
As opções apresentadas a seguir estão entre os programas mais usados atualmente. Faremos uma apresentação geral dos serviços, a partir das principais funcionalidades oferecidas.
Trello
O Trello é uma plataforma de gestão de projetos muito conhecida. Uma das principais características do serviço é a facilidade de utilizá-lo. A plataforma organiza os projetos em quadros de trabalho. Nesses quadros, os usuários podem acompanhar as informações relacionadas a cada projeto, como as tarefas pendentes e os respectivos responsáveis.
Um diferencial do Trello é a possibilidade de utilização offline. Além disso, a plataforma pode ser integrada com serviços de armazenamento em nuvem, como DropBox e Google Drive.
O serviço tem uma versão gratuita, que já oferece excelentes funcionalidades, mas caso o usuário opte pelo modo premium, terá acesso há 250 MB para anexos, pesquisas e agendamentos.
Bitrix24
Trata-se de uma plataforma de gestão de projetos onde é possível visualizar o fluxo de atividades, enquanto a opção de bate-papo permite que os envolvidos se comuniquem. O Bitrix24 ainda conta com calendários e espaço para gerenciamento de grupos de trabalho.
Assim como o Trello, o Bitrix24 tem mais de uma modalidade para a eleição do usuário. No pacote gratuito, o usuário tem acesso a 5GB de armazenamento, CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente, em português), controle de projetos e tarefas e a ferramenta de chamadas em vídeo e chats.
Por outro lado, o pacote profissional oferece opções especiais, como o gerenciamento de registros, de ausências e relatórios de trabalho.
Asana
Trata-se de uma plataforma de gestão de projetos que possibilita a organização de tarefas e o envio de notificações. Além disso, em Asana é possível conversar com os integrantes da equipe e ajudar na realização dos trabalhos.
Asana ainda dá a opção de criação de listas e recordatórios. O sistema inclui as datas dos projetos, os responsáveis por realizá-los e até mesmo os arquivos.
Assim como as opções anteriormente apresentadas, o Asana tem uma versão gratuita, que permite equipes de até 15 pessoas.
Conclusão
As chamadas plataformas de gestão de projetos são ferramentas que permitem o gerenciamento das atividades de pequenas, médias e grandes empresas, sendo possível que até mesmo trabalhadores autônomos as utilizem para facilitar sua organização, já que algumas servem inclusive para a administração de finanças.
As principais funções oferecidas por essas plataformas são a organização das atividades a serem realizadas, relatórios e compartilhamento de documentos. Além disso, essas plataformas auxiliam na comunicação interna das empresas.
Por último, considere que, além de organizar as tarefas, um escritório inteligente faz diferença para o crescimento de uma empresa.
