[SMART NITERÓI] aprenda como organizar o Trello

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Veja como organizar o Trello, e manter suas tarefas sempre em dia e sua produtividade sempre em alta. 

O intuito principal do Trello e auxiliar na organização dos seus usuários, para que consigam elevar seus níveis de produtividade e qualidade nas atividades exercidas. 

No artigo de hoje, vamos ensinar o “pulo do gato” de como organizar o Trello de forma personalizada, de acordo com a sua necessidade, seja para uso profissional ou até pessoal.

Apesar de a ferramenta já ser fantástica por si só, sempre existem maneiras de deixá-la ainda melhor e reduzir a bagunça que pode acabar surgindo com o tempo. 

Veja como é fácil:

1. Separe as atividades, não misture pessoal com profissional

Essa é uma dica que pode se aplicar a várias coisas na vida, inclusive no Trello. Nada de misturar informações e atividades ao seu quadro profissional e vice, e versa, não é nada profissional e muito menos seguro. 

Crie um quadro para suas atividades pessoais, estudantis, profissionais, jobs freelas, etc. O ideal e manter cada “pingo no sei i”, isso te ajuda a manter o foco em cada coisa na hora certa. 

2. Na hora de configurar as notificações, ative apenas o essencial

Não é nada agradável ter uma pessoa ligando a todo momento em momentos inoportunos, não é mesmo? E se o seu Trello estiver configurado da maneira errada será essa “pessoa”.

A melhor forma de evitar esse problema é reservando alguns minutinhos para configurar as notificações que deseja receber da plataforma, veja como é fácil: 

Na versão Desktop, vá até à opção Painel de controle, lá você poderá configurar as notificações nativas. Você pode optar por receber notificações apenas no celular, ou em todos os dispositivos. 

+ Veja também: 10 Ferramentas De Produtividade Para Micro E Pequenos Empresários

Vale lembrar que sempre que quiser visualizar todas as notificações das atividades realizadas em seus quadros, basta clicar no sininho para ver todo o histórico. 

3. Cuidado para não transformar o quadro em um monstro

como organizar o Trello

Logo na dica inicial deixei claro que é preciso separar o pessoal do profissional. Agora venho falar que se poder afunilar ainda mais, de preferência por tipos de tarefas, tudo fica mais simples.

Por exemplo, no quadro da sua vida pessoal, experimente criar uma seção para faculdade, outra para atividades da casa, dietas, livros que deve ler, etc.

Mas, é preciso cautela para não criar várias seções sem necessidade, afinal o intuito do Trello é gerar organização, e não ansiedade ao se deparar com um quadro cheios de colunas com atividades. 

Tente organizar tudo afunilando, mas sem exagerar. 

4. Use checklists

Essa é uma ferramenta sensacional para quem quer dividir as tarefas em atividades menores, afinal assim aquilo que parece um “bicho de sete cabeças”, fica mais fácil por que está sendo realizado em partes.  

É pura psicologia! Com o checklist você tem uma sensação de realização e felicidade de acordo com o seu progresso. 

Pode acontecer de algum, checklist ficar mais pesado, com várias sub-tarefas, nessas situações o melhor é transformá-lo em um cartão. 

5. Não deixe tudo acumulado, use o arquivo

Em qualquer um dos seus cartões, em qualquer quadro do Trello você terá a função de “arquivar”, e essa é uma função que deve ser utilizada. 

É bem importante não confundir com “deletar”, que diferente do arquivo elimina definitivamente o cartão ou quadro

Ao arquivar, você está guardando a informação em sua conta, uma espécie de arquivo morto, que poderá ser acessado quando quiser.

Você pode reativar um quadro ou cartão a qualquer momento, sem problema algum. Na minha opinião essa é uma das melhores funções de como organizar o Trello, é uma limpeza, mas nada definitivo. 

6. Mantena uma sequência

como organizar o Trello

No Trello tudo começa com as listas, afinal os cartões precisam estar em um quadro que, que por sua vez precisam estar em listas. Por isso, antes de criar qualquer atividade é importante pensar no fluxo do seu trabalho. 

Se a funcionalidade do seu quadro é armazenar informações, utilize as listas para organizar os cartões por temas. 

Se for algo mais profissional, como o acompanhamento de um processo, a dica é criar listas que mostrem a evolução das fases, por exemplo: Briefing, Em produção, em avaliação, aprovado

7. Adapte-se a mudança nos processos

Uma das melhores formas de se trabalhar com o Trello é com a evolução dos processos. Comece com uma estrutura mais básica e na sequência vá adaptando da melhor forma para você e sua equipe, sem medo de mudanças. 

+ Veja também: Equipes Remotas: Dicas Para Uma Gestão A Distância De Sucesso

Por exemplo, um quadro onde existem quatro colunas pode se tornar um cartão com checklist, ou vice e versa. 

Fique sempre atento para realizar melhorias no seu fluxo de trabalho. 

8. Inspire-se

Sem ideias para a criação de quadros? Experimente se inspirar na comunidade do Trello que oferece uma galeria de modelos exclusivos enviados por outros usuários da plataforma.

Lá você encontra várias opções, com foco em pequenas e grandes metas, tudo de acordo com o que for melhor para você.

Independente do modelo escolhido, o que vai definir a qualidade é a disposição de manter tudo organizado.

Conclusão

Espero que as dicas de hoje tenham sido úteis e que façam diferença no alcance de suas metas. Não tenho dúvidas, que ficou mais simples entender como organizar o Trello. 

Arregace as mangas e utilize o que há de melhor dessa ferramenta que tem muito para ajudar sua empresa. 

Grande abraço, e até mais! 

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