Diminuir as despesas é uma meta comum a qualquer pequeno ou
médio empresário. Este tipo de objetivo é essencial, pois ajuda a garantir que
os investimentos aconteçam onde efetivamente precisam estar: inovação,
desenvolvimento de produtos e serviços e crescimento. Para isso, um bom começo
é entender como reduzir custos em Facilities, que compreende todas as operações
administrativas e de infraestrutura.
Neste artigo, iremos explicar porque você deve reduzir os
gastos neste departamento e apresentar práticas que pode adotar já a curto e
médio prazo. Boa leitura!
Por que otimizar
despesas em Facilities?
As despesas associadas às áreas de Facilities e
Administrativo costumam representar uma importante fatia do orçamento de um
negócio. Para muitas empresas, inclusive, elas ocupam o segundo lugar entre os
maiores centros de custo, ficando apenas atrás de Recursos Humanos e todas as
suas despesas com salários e impostos.
Porém, ao contrário do RH, em Facilities já se pode contar
com facilidades trazidas pela tecnologia e pela economia de compartilhamento
para reduzir drasticamente os gastos, sem comprometer a qualidade em
atendimento, nas operações e no produto ou serviço oferecido ao mercado.
Dicas para redução de
custos em pequenas e médias empresas
Abaixo, separamos algumas dicas importantes para quem deseja
começar a reduzir custos em Facilities a partir de medidas relativamente
simples de implementar. Confira!
1.Do escritório para o coworking
Sem dúvidas, manter um escritório próprio é um dos maiores
erros que uma empresa de pequeno porte pode cometer em seus primeiros passos.
Apesar da relevância de se ter o próprio endereço, os custos vão às alturas
quando se soma aluguel, condomínio, manutenção, limpeza, segurança e outros
gastos envolvidos na administração de uma sede.
O ideal é buscar um espaço de coworking adequado para o seu perfil de negócio. Existem escritórios compartilhados com ambiente bastante profissional e com todos os serviços necessários para que a sua empresa entregue os serviços e produtos com excelência.
Neste modelo, os custos ficam bastante reduzidos pois são
compartilhadas as despesas entre todas as empresas residentes e, ainda, não
existe a necessidade de manter um colaborador próprio responsável pela
administração do escritório.
2. Terceirização de serviços
Com a nova legislação trabalhista, são muitas as atividades
que podem ser terceirizadas. Quando falamos em Facilities, elas estão
relacionadas, principalmente, aos serviços de limpeza e copa, ao atendimento
telefônico e ao recebimento e envio de correspondências.
Além destas, que inclusive fazem parte da maior parte dos planos oferecidos por espaços de coworking, também se tem terceirizado outras operações, por meio do chamado BPO (Business Process Outsourcing, ou terceirização de processos do negócio). Entre eles estão atividades relacionadas aos departamentos financeiro e de Recursos Humanos, que costumam ter demandas que exigem especialização, mas nem sempre justificam manter colaboradores próprios.
3. Compras em grupos de empresas
Outra forma de reduzir custos em Facilities é relacionada ao
poder de negociação na compra de insumos e suprimentos. Como empresas de
pequeno e médio porte costumam fazer pedidos menores, uma saída é fazer algum
tipo de parceria para determinadas compras, como os conhecidos clube de
compras.
Para tanto, networking é essencial! O relacionamento com
empresas similares e que possam ser parceiras pode acontecer em grupos de
empresários, em escritórios compartilhados e também com auxílio de organizações
patronais.
4. Revisão periódica de contratos
Por fim, a última dica de ação para reduzir custos em
Facilities que pode ser implementada a curto prazo é a revisão de contratos
fixos, com seus diferentes fornecedores. Você pode tanto avaliar se está usando
no máximo potencial determinado serviço, como os planos de telefonia, por
exemplo, quanto buscar opções mais baratas, em novos modelos de contratação.
Neste caso, está, por exemplo, a possibilidade de trocar o
contrato de contabilidade com seu escritório atual por um modelo de
contabilidade online, muito mais econômico. Ou, se fizer questão de manter o
atendimento atual, pelo menos renegociar valores para estar mais próximo desta
nova opção.
Economia que faz seu negócio crescer!
Quando falamos sobre o orçamento de Facilities, é essencial
entender o que realmente importa para o crescimento de um pequeno ou médio negócio.
É claro, infraestrutura e serviços administrativos são fundamentais. Mas há
muita qualidade em serviços terceirizados, que podem trazer economia e também
praticidade para a vida do empreendedor. E, assim, sobra tempo e energia para
investir em alavancar os resultados!