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Por que escolher um coworking para suas reuniões?
Coworkings são mais do que escritórios compartilhados – eles oferecem salas de reunião equipadas, bem localizadas e prontas para uso, ideais para:- Encontros com clientes ou fornecedores
- Reuniões de equipe remotas ou híbridas
- Entrevistas e processos seletivos
- Apresentações comerciais e estratégicas
1. Defina o objetivo e o formato da reunião
Antes de reservar a sala, é fundamental ter clareza sobre o que será tratado. Pergunte-se:- Qual o objetivo principal da reunião?
- Qual o número de participantes?
- Será presencial, híbrida ou totalmente remota?
- Haverá necessidade de apresentações, brainstorms ou votações?
2. Escolha a sala certa de acordo com sua demanda
Coworkings oferecem diversos tipos de salas. Fique atento:- Salas compactas: ideais para encontros com 2 a 4 pessoas
- Salas médias: acomodam até 8 participantes com conforto
- Salas maiores ou auditórios: perfeitos para treinamentos e apresentações
- Salas híbridas: equipadas com câmeras, microfones e integração com plataformas de videoconferência
3. Verifique a infraestrutura e recursos disponíveis
Uma reunião produtiva depende de recursos funcionais. Confira se a sala oferece: ✅ Wi-fi de alta velocidade ✅ Tela ou projetor para apresentações ✅ Flipcharts ou quadros brancos ✅ Tomadas de fácil acesso ✅ Iluminação e ventilação adequadas ✅ Isolamento acústico (evita problemas com ruídos externos) ✅ Apoio técnico ou suporte no local Salas bem equipadas reduzem riscos de imprevistos e facilitam a fluidez da reunião.4. Faça a reserva com antecedência e confirme os detalhes
Coworkings costumam permitir reservas por hora, período ou pacote. Para evitar contratempos:- Agende com, pelo menos, 24 a 48h de antecedência
- Confirme o horário de chegada e liberação da sala
- Pergunte sobre políticas de cancelamento ou reagendamento
- Verifique se há recepção ou sinalização para receber os convidados
5. Prepare materiais e pauta com antecedência
Uma pauta bem estruturada é essencial para manter o foco. Antes da reunião:- Defina os tópicos a serem discutidos e o tempo estimado para cada um
- Compartilhe os materiais de apoio por e-mail ou drive colaborativo
- Prepare apresentações com antecedência e teste os equipamentos
- Traga itens de apoio como canetas, carregadores ou adaptadores, se necessário
6. Crie um ambiente acolhedor e profissional
Mesmo em espaços compartilhados, você pode personalizar o atendimento:- Chegue antes para preparar a sala
- Receba os convidados com cordialidade
- Mantenha o ambiente limpo, organizado e silencioso
- Ofereça água, café ou snacks simples, se possível (alguns coworkings já incluem coffee break opcional)
7. Registre a reunião e documente os resultados
Após a reunião, envie um resumo com:- Principais pontos discutidos
- Decisões tomadas
- Responsáveis por cada ação
- Prazos definidos
Organização e estrutura garantem reuniões mais eficazes
Realizar reuniões em coworkings pode ser uma estratégia poderosa para transmitir profissionalismo, economizar recursos e melhorar a dinâmica do seu negócio. No entanto, o sucesso desse formato depende de planejamento, atenção ao ambiente e domínio dos recursos disponíveis. Seguindo essas dicas, você transforma cada encontro em um momento de conexão, produtividade e construção de valor – dentro ou fora do seu próprio escritório.Escolha o Coworking Smart e transforme sua forma de trabalhar!
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